Office Manager (m/w/d)

Festanstellung, Vollzeit · Stuttgart

Deine Aufgaben

Du bist für unsere Mitarbeiter: innen und Kunden der First-Point-of-Contact und damit zentraler Ansprechpartner: in für vielfältige Aufgaben 
Du übernimmst den Empfang sowie die Telefonzentrale, koordinierst Termine und übernimmst klassische Assistenzaufgaben (E-Mails, Post, etc.) 
Du bist verantwortlich für administrative und organisatorische Aufgaben wie Bestellung von Büromaterialien und Catering, Verwaltung von Ressourcen, Travel Management und Reisekostenabrechnung sowie die Kommunikation mit verschiedenen externen Dienstleistern 
Du unterstützt bei der Rechnungsstellung, Auftragsbestätigung und der Datenpflege in unseren CRM-Systemen 
Auch unterstützt du bei Workshop- und Eventplanungen und übernimmst die Koordination als auch die Vor- und Nachbereitung unserer Meetingräume 
Du behältst den Überblick über anstehende Termine und gestaltest den Büroalltag mit Professionalität und viel Liebe zum Detail 
Als Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, (Inside) Sales Manager und Kunden unterstützt du zudem im Auftrags- und Forderungsmanagement bzw. bei der Erstellung von Rechnungen und Auftragsbestätigungen

Dein Profil

Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement) oder eine Ausbildung in der Hotellerie bzw. Eventmanagement und verfügst über Berufserfahrung in einer Assistenzposition oder einem serviceorientierten Bereich 
Du hast eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität und bist Lösungsorientiert 
Du hast eine schnelle Auffassungsgabe, verfügst über Organisationstalent und kannst Prioritäten richtig setzen 
Mit MS Office bist du vertraut und deine natürliche Neugierde lässt dich auch in neue Themen und Aufgaben voller Freude eintauchen 
Insbesondere deine herzliche, freundliche und zugängliche Art lässt das Team und unsere Gäste wissen, dass du Office Manager: in mit Leidenschaft bist 
Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden dein Profil ab

Über uns

Wir pflegen Gemeinschaftsgeist, nicht den Einzelkampf. Wir suchen neue Kolleginnen und Kollegen, die mit uns gemeinsam digitale Zukunft gestalten wollen. In kleinen, agilen Teams mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen.

Your mission

You are the first point of contact for our employees and customers and therefore the central point of contact for a wide range of tasks
You will be responsible for reception and the switchboard, coordinate appointments and take on classic assistance tasks (e-mails, post, etc.)
You will be responsible for administrative and organizational tasks such as ordering office supplies and catering, managing resources, travel management and travel expense accounting as well as communicating with various external service providers
You will provide support with invoicing, order confirmation and data maintenance in our CRM systems
You will also support workshop and event planning and take over the coordination as well as the preparation and follow-up of our meeting rooms
You keep track of upcoming appointments and organize everyday office life with professionalism and attention to detail
As an interface between management, (inside) sales managers and customers, you will also provide support in order and receivables management and in the preparation of invoices and order confirmations

Your profile

You have completed commercial training (e.g. office management) or training in the hotel industry or event management and have professional experience in an assistant position or a service-oriented area 
You have a strong hands-on mentality and are solution-oriented 
You are quick on the uptake, have a talent for organization and can set priorities correctly 
You are familiar with MS Office and your natural curiosity allows you to enjoy immersing yourself in new topics and tasks 
In particular, your warm, friendly and approachable manner lets the team and our guests know that you are passionate about being an Office Manager 
Fluent written and spoken German and English round off your profile

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About us

We foster community spirit, not solo acts. We are looking for new colleagues who want to shape the digital future together with us. In small, agile teams with flat hierarchies and streamlined decision-making processes.

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