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Office Manager (m/w/d)

Permanent employee, Full-time · Stuttgart
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Deine Aufgaben


  • Du bist für unsere Mitarbeiter: innen und Kunden der First-Point-of-Contact und damit zentraler Ansprechpartner: in für vielfältige Aufgaben 
  • Du übernimmst den Empfang sowie die Telefonzentrale, koordinierst Termine und übernimmst klassische Assistenzaufgaben (E-Mails, Post, etc.) 
  • Du bist verantwortlich für administrative und organisatorische Aufgaben wie Bestellung von Büromaterialien und Catering, Verwaltung von Ressourcen, Travel Management und Reisekostenabrechnung sowie die Kommunikation mit verschiedenen externen Dienstleistern 
  • Du unterstützt bei der Rechnungsstellung, Auftragsbestätigung und der Datenpflege in unseren CRM-Systemen 
  • Auch unterstützt du bei Workshop- und Eventplanungen und übernimmst die Koordination als auch die Vor- und Nachbereitung unserer Meetingräume 
  • Du behältst den Überblick über anstehende Termine und gestaltest den Büroalltag mit Professionalität und viel Liebe zum Detail 
  • Als Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, (Inside) Sales Manager und Kunden unterstützt du zudem im Auftrags- und Forderungsmanagement bzw. bei der Erstellung von Rechnungen und Auftragsbestätigungen 
Dein Profil
  • Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement) oder eine Ausbildung in der Hotellerie bzw. Eventmanagement und verfügst über Berufserfahrung in einer Assistenzposition oder einem serviceorientierten Bereich 
  • Du hast eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität und bist Lösungsorientiert 
  • Du hast eine schnelle Auffassungsgabe, verfügst über Organisationstalent und kannst Prioritäten richtig setzen 
  • Mit MS Office bist du vertraut und deine natürliche Neugierde lässt dich auch in neue Themen und Aufgaben voller Freude eintauchen 
  • Insbesondere deine herzliche, freundliche und zugängliche Art lässt das Team und unsere Gäste wissen, dass du Office Manager: in mit Leidenschaft bist 
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden dein Profil ab 
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Über uns
Wir pflegen Gemeinschaftsgeist, nicht den Einzelkampf. Wir suchen neue Kolleginnen und Kollegen, die mit uns gemeinsam digitale Zukunft gestalten wollen. In kleinen, agilen Teams mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen.
Your mission
  • You are the first point of contact for our employees and customers and therefore the central point of contact for a wide range of tasks
  • You will be responsible for reception and the switchboard, coordinate appointments and take on classic assistance tasks (e-mails, post, etc.)
  • You will be responsible for administrative and organizational tasks such as ordering office supplies and catering, managing resources, travel management and travel expense accounting as well as communicating with various external service providers
  • You will provide support with invoicing, order confirmation and data maintenance in our CRM systems
  • You will also support workshop and event planning and take over the coordination as well as the preparation and follow-up of our meeting rooms
  • You keep track of upcoming appointments and organize everyday office life with professionalism and attention to detail
  • As an interface between management, (inside) sales managers and customers, you will also provide support in order and receivables management and in the preparation of invoices and order confirmations
Your profile
  • You have completed commercial training (e.g. office management) or training in the hotel industry or event management and have professional experience in an assistant position or a service-oriented area  
  • You have a strong hands-on mentality and are solution-oriented  
  • You are quick on the uptake, have a talent for organization and can set priorities correctly  
  • You are familiar with MS Office and your natural curiosity allows you to enjoy immersing yourself in new topics and tasks  
  • In particular, your warm, friendly and approachable manner lets the team and our guests know that you are passionate about being an Office Manager  
  • Fluent written and spoken German and English round off your profile 
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About us
 
We foster community spirit, not solo acts. We are looking for new colleagues who want to shape the digital future together with us. In small, agile teams with flat hierarchies and streamlined decision-making processes.
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